«Куди звернутися? Які документи потрібні? Чи є в громаді така програма? Як запропонувати власну ідею?» У пошуках відповідей на ці звичайні запитання до місцевої влади нерідко стикаємося з новими: де шукати інформацію, кому телефонувати і як розібратися в рішеннях та вимогах, написаних чиновницькою мовою.
У Ладижинській громаді цей шлях планують зробити простішим за допомогою ШІМена – цифрового помічника, з яким можна буде спілкуватися звичайною мовою. Він має не просто знаходити потрібну інформацію, а пояснювати, що робити далі: куди звернутися, як скористатися місцевими програмами, подати пропозицію чи звернення, долучитися до ухвалення рішень і розібратися у змінах, які чекають на громаду.
Розмовляти з ШІМеном можна буде так, як зі знайомою людиною, яка добре орієнтується в місцевих справах. Не потрібно знати назву програми чи документа, шукати відповідальний відділ чи підбирати офіційні формулювання. Натомість можна просто написати, що хочеш опанувати іншу професію і шукаєш можливості для навчання у громаді. Далі помічник має зорієнтуватися в запиті й знайти відповідні відомості у своїй базі.
У відповідь людина отримає пояснення по суті, а не лише посилання на великий документ. ШІМен підкаже послідовність дій: які документи підготувати, до кого звернутися, за якою адресою та в які години прийому.
Так само можна буде розібратися з місцевими програмами підтримки для ветеранів і ветеранок, переселенців чи людей, які повернулися з-за кордону. Підприємці зможуть запитати про оренду комунального майна, дозвільні процедури та допомогу для бізнесу. За наявності відомостей помічник підкаже й контакти громадських організацій, до яких доречно звернутися.
Важливо, що відповідь враховуватиме обставини, про які розповіла людина. Адже за однаковим «мені потрібна допомога» можуть стояти зовсім різні потреби.
Помічник працюватиме українською на офіційному сайті громади та в месенджері. Звернутися можна буде цілодобово – зокрема й після роботи, коли установи вже зачинені.
Долучитися до рішень громади
Зрозуміти рішення влади – лише частина справи. Іноді хочеться запропонувати власну ідею, звернути увагу на проблему або вплинути на рішення, яке ще готують. Для цього потрібно знати, як і коли подати свою пропозицію, щоб її могли розглянути.
Наприклад, рада готує програму, яка стосується вашої роботи чи потреб родини. Ви бачите, чого в ній бракує. Як подати пропозицію? Чи можна долучитися до обговорення? Які строки важливо не пропустити?
ШІМен має пояснювати доступні способи участі та допомагати обрати доречний. Це може бути звернення, електронна петиція, місцева ініціатива або пропозиція до проєкту програми чи бюджету громади. Людина зможе з’ясувати конкретні вимоги: чи потрібні підписи, скільки їх має бути, куди подавати документ і хто його розглядатиме.
Помічник також розповідатиме, як долучитися до громадських слухань, консультацій, зборів за місцем проживання чи обговорення проєктів рішень ради та виконкому. А тим, хто хоче працювати над питаннями громади постійно, пояснить можливості участі у громадських, молодіжних чи ветеранських радах.
Через нього можна буде розібратися й у тому, як працюють органи самоорганізації населення, як долучатися до засідань депутатських комісій та сесій ради. Окрема частина пояснень стосуватиметься підзвітності влади: доступу до публічної інформації, звітів міського голови й депутатів, громадської експертизи та передбачених процедур оцінювання роботи посадовців.
За цими назвами стоїть практична можливість – знати, як запропонувати своє, поставити запитання та перевірити виконання обіцяного. ШІМен має пояснювати ці можливості відповідно до чинних правил саме своєї громади.
Від задуму до звернення
Навіть коли знаєш, до кого звернутися, не завжди зрозуміло, як скласти сам документ. Що варто пояснити, які дані додати, як сформулювати прохання чи пропозицію? І тут може знадобитися допомога: як чітко викласти свою думку та які відомості обов’язково зазначити, щоб звернення могли розглянути.
ШІМен зможе підготувати чернетку петиції, місцевої ініціативи, запиту на публічну інформацію, особистого чи колективного звернення. Він уточнить обставини, підкаже, які відомості обов’язково потрібно зазначити, та запропонує текст, який людина зможе перечитати й виправити. Це стосуватиметься звернень до місцевої влади, комунальних установ і підприємств, дорадчих органів, громадських та благодійних організацій.
ШІМен допоможе підготувати текст і пояснить, куди його подати. Саме подання залишатиметься за людиною. Наприклад, для електронної петиції помічник складе чернетку та скерує на офіційну платформу. Її підписання відбуватиметься вже там, із підтвердженням особи, а не в розмові з помічником.
Для громадського та шкільного громадського бюджету, зокрема інклюзивного, допомога полягатиме в поясненні процедури. Хто може взяти участь, коли подавати проєкт, які вимоги до оформлення та як відбувається голосування.
ШІМен інформуватиме на основі документів громади. Якщо ж питання потребує юридичної консультації чи особистого розгляду фахівцем, таку розмову потрібно буде провести окремо.
Більше часу на складні справи
Що краще людина підготувалася до звернення, то простіше працівникам установи перейти до суті її питання. І саме тут користь цифрового помічника відчують обидві сторони.
Сьогодні чимало часу посадовців забирають повторювані первинні запитання. Пояснити перелік документів, назвати потрібний підрозділ, уточнити години прийому – кожна така розмова необхідна, але протягом дня їх може бути багато.
Очікується, що значну частину цих пояснень надаватиме ШІМен. Завдяки цьому фахівці зможуть більше уваги приділяти складним зверненням, у яких потрібно вивчити обставини, перевірити документи або узгодити роботу кількох установ.
Зручнішим має стати й прийом. Якщо людина заздалегідь з’ясувала, куди йти та що взяти із собою, менша ймовірність, що їй доведеться повертатися через відсутній документ.
Але допомога владі не обмежуватиметься економією часу. Знеособлена статистика запитів показуватиме, які теми найбільше хвилюють людей і де їм бракує інформації. Часті запитання про певну послугу можуть підказати, що її умови варто пояснити краще. Запити без відповіді – що потрібно перевірити або доповнити в базі знань.
Для місцевої влади це можливість побачити, які труднощі повторюються у багатьох людей. Наприклад, численні запити про перенавчання стануть приводом уважніше вивчити цю потребу. А відстеження запитань без відповіді допоможе перевірити, чи стає потрібна інформація доступнішою після оновлення матеріалів.
Так повсякденні звернення допомагатимуть громаді помічати проблеми, які інакше могли б загубитися серед окремих телефонних розмов та прийомів.
На чому триматиметься довіра
У роботі ШІМена передбачений важливий принцип: відповіді мають ґрунтуватися лише на офіційних документах громади. Він не шукатиме пояснень у відкритому інтернеті й не переноситиме на місцеві питання досвід інших міст. Його базу знань формуватимуть зі Статуту, рішень ради та виконкому, регламентів, місцевих програм, описів послуг і контактів підрозділів.
Під кожною відповіддю буде посилання на першоджерело та дата його останнього оновлення. Просто з розмови можна буде перейти до документа й перевірити, на чому ґрунтується пояснення. Якщо потрібних відомостей немає, помічник має чесно повідомити про це й підказати, до кого звернутися, замість того щоб вигадувати відповідь.
База знань належатиме громаді. Відповідальних працівників навчать оновлювати її та передадуть потрібні інструменти, щоб подальша робота сервісу не залежала від розробника.
Важливе й питання приватності. У початковій версії ШІМен працюватиме без реєстрації та особистих профілів. Історія розмов не прив’язуватиметься до конкретної людини.
Статистика показуватиме, про що запитують, коли й у якій громаді, без прив’язки до того, хто саме звернувся. Типові особисті дані, які людина може залишити в повідомленні, система автоматично приховуватиме. Функції, які потребують підтвердження контакту, на старті будуть вимкнені. Їх можна буде додати лише за окремою письмовою заявкою громади.
Актуальність цифрового помічника
Ладижинська громада проходить шлях справедливої трансформації, а тому важливо, щоб жителі та жительки розуміли, як заплановані зміни позначаться на їхньому житті. Які можливості для роботи й перенавчання передбачають? Як враховують потреби різних категорій населення? Що ще можна запропонувати, поки триває обговорення? Справедливість цього процесу залежить і від того, чи можуть люди впливати на рішення про власне майбутнє. А для цього їм потрібні доступні пояснення та зрозумілий спосіб донести свою думку.
ШІМен має допомагати розібратися у Плані дій справедливої трансформації. Людина зможе запитати про свій фах, район чи потреби сім’ї та отримати пояснення з посиланням на відповідний розділ – якщо такі відомості є в документі.
Він буде корисним і між громадськими зустрічами. Адже думка не завжди з’являється тоді, коли дають слово. Часом потрібно обговорити почуте вдома, порадитися з колегами, обміркувати власну пропозицію. Помічник підкаже, як оформити її та передати на розгляд.
А запитання людей дадуть додаткове розуміння того, що їх хвилює у зв’язку зі змінами. Ці відомості зможуть доповнювати зустрічі й опитування під час напрацювання Плану дій.
Коли ШІМен стане доступним?
У Ладижинській громаді запуск ШІМена запланований після затвердження Статуту територіальної громади. Це важливо, адже помічник має пояснювати вже ухвалені місцеві правила участі.
Розроблення починається, коли проєкт Статуту виносять на громадські слухання. Повний цикл підготовки такого сервісу орієнтовно триває три-чотири місяці. Найбільше часу потребує збирання та перевірка офіційних документів, тому конкретної дати запуску в Ладижині поки не називають.
Перед відкриттям сервісу громада та розробник перевірять відповіді на погоджених типових запитаннях. Це необхідна перевірка якості, перед тим як зробити сервіс доступним для громади. Помічника планують запровадити в межах проєкту «Справедлива трансформація Ладижинської громади: розвиток через учасництво та партнерства». Його реалізує ГО «Форум розвитку громадянського суспільства» спільно з Асоціацією вугільних громад України, Ладижинською міською радою та КУ «Агенція місцевого економічного розвитку м. Ладижин». Проєкт підтримують Міжнародний фонд «Відродження», Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH і Федеральне міністерство економіки та енергетики Німеччини.
Жоден цифровий помічник сам не ухвалить вдалих рішень для громади. Це залишається спільною роботою людей і місцевої влади. Але він може допомогти їм швидше перейти до змістовної розмови – коли людина знає свої можливості, розуміє наступний крок і має змогу долучитися. Тоді й відстань між «маю право» та «можу ним скористатися» стає меншою.